Như chúng ta đã biết, trước khi làm bất cứ việc gì cũng cần lập ra một kế hoạch cụ thể. Chuyển văn phòng cũng vậy, khi có ý định chuyển văn phòng bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho từng mục công việc cần thực hiện.
Có như vậy, bạn mới dễ dàng hình dung rõ ra được lịch trình vận chuyển văn phòng của bạn như thế nào? Thông qua kế hoạch chuyển văn phòng mà bạn vừa mới lập bạn sẽ tiết kiệm được phần nào thời gian và chi phí của mình. Bài viết của Kiến Vàng hôm nay sẽ giới thiệu với bạn đó là mẫu kế hoạch chuyển văn phòng. Mời các bạn cùng theo dõi nhé!
I. Kế hoạch 1 tháng trước khi chuyển văn phòng
Thông thường, những người trực tiếp làm việc này thường là người phải chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ quá trình chuyển văn phòng.
Người chịu trách nhiệm chính này sẽ trực tiếp phân công công việc cho những cộng sự của họ, sau đó người chịu trách nhiệm chính sẽ giám sát và đảm bảo mọi công việc trong suốt quá trình chuyển văn phòng.
Chọn ngày chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng bạn nên chọn những ngày cuối tuần để hạn chế tối đa những tác nhân ảnh hưởng đến công việc của văn phòng. Tuy nhiên, nếu bạn hoặc những người trong văn phòng của bạn quan tâm đến yếu tố phong thuỷ thì hoàn toàn có thể chọn ngày tốt, hợp với mệnh với tuổi của người đứng đầu để chuyển văn phòng. Việc này sẽ giúp cho công việc trong văn phòng của bạn được suôn sẻ khi chuyển sang địa chỉ mới.
Thông báo về việc chuyển văn phòng
Trước khi chuyển văn phòng đến vị trí mới, bạn cần có một thông báo đối với nhân sự thuộc các phòng ban trong văn phòng. Bên cạnh đó, những khách hàng tiềm năng của văn phòng cũng không vì thế mà đi mất.
Những thông báo này bạn hoàn toàn có thể thông báo qua hệ thống social và online như: fanpage, website, facebook,…
Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi các dịch vụ
Những dịch vụ như: mạng, cước điện thoại, điện nước, chuyển phát,.. là những loại dịch vụ sẽ phải ngừng hoặc chuyển đổi sang địa chỉ mới. Vì vậy trước khi rời văn phòng cũ, hãy nhắc kế toán báo với các bên cung cấp dịch vụ để không tốn kém chi phí 2 lần bạn nhé.
Lên danh sách cụ thể các đồ cần vận chuyển
Trong quá trình vận chuyển, việc thất lạc đồ đạc là hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, người trực tiếp giám sát nếu như phải quan tâm quá nhiều hạng mục sẽ không đủ thời gian để kiểm tra kỹ càng mọi thứ dẫn đến mất mát, bỏ quên.
Vì vậy, để mọi thứ thống nhất, bạn hãy giao việc này cho từng phòng ban kiểm kê, sau đó người quản lý sẽ chịu trách nhiệm chính để chuyển khối lượng hàng hoá ấy đến địa chỉ mới và bàn giao cho từng phòng ban theo quy định.
Thanh lý đồ đạc cũ
Đối với những hàng hoá không cần thiết, cồng kềnh, ít sử dụng,… bạn hoàn toàn có thể thanh lý đồ đạc cũ để mua mới hoàn toàn. Việc này vừa giúp bạn tiết kiệm được chi phí, lại vừa tiết kiệm được thời gian vận chuyển. Hơn nữa từ việc thanh lý bạn sẽ có thêm một khoản nhỏ, từ đó có thể mua được đồ dùng mới cho văn phòng của mình.
Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Ngày nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị vận chuyển mọc lên. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý của khách hàng.
Tuy nhiên, bạn đừng quá lo lắng, để tìm được đơn vị vận chuyển uy tín và chất lượng, bạn hãy dành thời gian tìm hiểu trước các đơn vị vận chuyển trước. Lưu ý dành cho bạn là tập trung vào báo giá và những ưu đãi của đơn vị vận chuyển. Hãy note ra những đặc trưng khác nhau của từng đơn vị để so sánh bạn nhé!
Bên cạnh đó, bạn có thể tìm hiểu thông tin của các đơn vị vận chuyển thông qua người thân, bạn bè của mình để có được những thông tin chính xác nhất.
II. Kế hoạch 1 tuần trước khi chuyển văn phòng
Văn phòng đến địa chỉ mới sẽ phải mua sắm nhiều đồ đạc khác nhau và với số lượng lớn. Tuy nhiên không phải đồ đạc nào cũng có thể mau ngay lập tức mà cần phải có thời gian để có thể cân nhắc, thêm những đồ đạc cần thiết và bỏ những đồ đạc không cần thiết.
Chuẩn bị cho ngày chuyển văn phòng
Những thứ bạn cần chuẩn bị trước cho ngày chuyển văn phòng để hạn chế tối đa những sự cố bất ngờ cho việc vận chuyển của bạn. Kiến Vàng gợi ý những thứ bạn cần chuẩn bị sẵn sàng cho ngày chuyển văn phòng:
- Văn phòng của bạn nếu nằm ngay trên trục đường chính, giao thông đi lại nhiều thì hãy chọn một điểm đỗ xe gần nhất để thuận tiện cho việc di chuyển
- Trường hợp văn phòng nằm ở các toà nhà thì sẽ rắc rối hơn nhiều đó:
- Xin phép bảo vệ cho nhân viên bốc xếp thu dọn vào bên trong toà nhà và lên được văn phòng
- Xin phép sử dụng hầm để xe của toà nhà, nếu xe tải không thể vào hầm thì bạn lại phải tìm đơn vị khác để đậu xe và vận chuyển cho phù hợp
Đóng gói đồ đạc
Để tiết kiệm được thời gian và chi phí, bạn nên chọn đơn vị có dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói. Bởi họ sẽ tích hợp cả vận chuyển và đóng gói với nhau.
Hiện nay Kiến Vàng chuyên cung cấp dịch vụ vận tải trọn gói. Đến với chúng tôi, bạn sẽ được trải nghiệm chất lượng dịch vụ hoàn hảo, an toàn và giá cả phải chăng.
Bên cạnh đó, bạn có thể cho nhân viên của mình của mình tự đóng gói để đảm bảo về mặt an toàn thông tin, bảo mật. Để tránh nhầm lẫn thì bạn có thể ghi chú lên từng thùng, từng đồ vật để tránh bị nhầm lẫn.
>>> Các bạn xem thêm :
